PRIVATLIVSPOLITIK

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS behandler personoplysninger om kunder, kontaktpersoner, medarbejdere, samarbejdspartnere og andre personer, som vi kommer i kontakt med som led i vores virksomhed.

1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige er:

Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS
Glasmestervej 31
5772 Kværndrup
CVR-nr. 33965842
Telefon: 70 25 92 92
E-mail: info@torpsgaard.dk

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler kun personoplysninger, som er relevante og nødvendige for vores virksomhed og de ydelser, vi leverer.

Afhængigt af din relation til Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS kan vi blandt andet behandle:

navn
adresse
telefonnummer
e-mailadresse
virksomhedsnavn og arbejdssted
kunde- og kontonummer
leverings- og arbejdssteder
oplysninger om aftalte og udførte ydelser
fakturerings- og betalingsoplysninger
korrespondance med os
oplysninger i dokumenter, rapporter og arbejdsopgaver
arbejds- og ansættelsesrelaterede oplysninger, når dette er relevant
bruger-, adgangs- og sikkerhedsoplysninger i vores IT-systemer

Vi behandler kun følsomme eller på anden måde særligt beskyttelsesværdige personoplysninger, hvis det er nødvendigt, og der foreligger et lovligt grundlag for behandlingen.

3. Hvor kommer oplysningerne fra?

Personoplysninger kan blandt andet komme:

direkte fra dig
fra virksomheder eller organisationer, du er tilknyttet
fra vores medarbejdere
fra kunder og samarbejdspartnere
fra dokumenter og korrespondance modtaget som led i vores arbejde
fra vores øvrige IT-systemer og godkendte integrationer

4. Hvad bruger vi oplysningerne til?

Vi behandler personoplysninger til blandt andet følgende formål:

udarbejdelse af tilbud og indgåelse af aftaler
levering og administration af vores serviceydelser
kundeadministration
planlægning og dokumentation af arbejdsopgaver
kommunikation med kunder, medarbejdere og samarbejdspartnere
fakturering, betaling og bogføring
administration af abonnementer og serviceaftaler
administration af varer og vareflow
kontrakt- og dokumenthåndtering
personale- og ansættelsesadministration
kvalitetssikring og dokumentation
IT-drift, sikkerhed, adgangskontrol og fejlsøgning
overholdelse af retlige forpligtelser

5. Behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysninger, når der er et lovligt grundlag for det.

Afhængigt af situationen kan behandlingen blandt andet ske fordi:

det er nødvendigt for at indgå eller opfylde en aftale
vi er retligt forpligtet til at behandle eller opbevare oplysningerne
vi har en legitim interesse i at drive og administrere vores virksomhed effektivt og sikkert
du har givet samtykke, hvor et samtykke er nødvendigt

6. Torpsgaard Platform

Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS anvender et internt drifts- og administrationssystem kaldet Torpsgaard Platform.

Platformen anvendes blandt andet til:

kundeadministration
arbejds- og opgaveadministration
administration af fraflytningsopgaver
kontrakt- og dokumenthåndtering
vareflow og produktadministration
abonnementer og serviceaftaler
udarbejdelse og administration af faktureringsgrundlag
integration med virksomhedens øvrige IT-systemer

Torpsgaard Platform er et internt system og er som udgangspunkt kun tilgængeligt for personer, som er autoriseret af Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS.

Adgangen begrænses efter arbejdsbetinget behov.

7. Integration med e-conomic

Torpsgaard Platform kan integreres med Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS’ e-conomic-aftale.

Integrationen anvendes til at understøtte virksomhedens administrative arbejdsgange og kan blandt andet omfatte oplysninger om:

kunder og kundekontaktpersoner
kundenumre
adresser og leveringssteder
varer, produkter og varenumre
faktureringsoplysninger
fakturagrundlag
andre relevante regnskabsrelaterede stamdata

Torpsgaard Platform tilgår kun oplysninger fra e-conomic, som er nødvendige for de funktioner, integrationen anvendes til.

Adgangen til e-conomic sker alene gennem en godkendt integration og med de rettigheder, som Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS har givet integrationen.

e-conomic er fortsat virksomhedens regnskabs- og bogføringssystem. Torpsgaard Platform anvendes til at understøtte og automatisere administrative arbejdsgange omkring dette.

Oplysninger hentet fra e-conomic anvendes ikke til træning eller udvikling af kunstig intelligens eller AI-modeller.

8. Videregivelse og databehandlere

Vi deler kun personoplysninger med andre, når det er nødvendigt og lovligt.

Vi kan blandt andet anvende eksterne leverandører til:

hosting og serverdrift
IT-drift og sikkerhed
e-mail og kommunikation
regnskab og bogføring
løn- og personaleadministration
betalingsløsninger
backup og teknisk support

Når en ekstern leverandør behandler personoplysninger på vores vegne, sikrer vi, at der foreligger det nødvendige databeskyttelsesretlige grundlag, herunder en databehandleraftale, når dette er påkrævet.

Personoplysninger kan desuden udveksles med systemer, som Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS anvender som led i virksomhedens drift, herunder e-conomic.

9. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Hvis en leverandør eller samarbejdspartner behandler personoplysninger uden for EU/EØS, sker dette kun, når der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag efter gældende databeskyttelsesregler.

Hvor det er nødvendigt, anvendes relevante garantier og beskyttelsesforanstaltninger.

10. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt.

Hvor længe oplysninger opbevares afhænger blandt andet af:

formålet med behandlingen
vores relation til den registrerede
lovbestemte opbevaringskrav
bogførings- og dokumentationskrav
eventuelle verserende krav eller tvister

Oplysninger slettes eller anonymiseres, når der ikke længere er et sagligt eller retligt behov for at opbevare dem.

Tekniske logs og sikkerhedsoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt af hensyn til drift, sikkerhed, dokumentation og fejlsøgning.

11. Sikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod blandt andet uberettiget adgang, ændring, offentliggørelse, tab eller sletning.

Foranstaltningerne omfatter efter behov blandt andet:

adgangskontrol
begrænsning af adgang efter arbejdsbetinget behov
beskyttelse af servere og kommunikation
sikker håndtering af adgangskoder, API-nøgler og integrationstokens
logging af relevante systemhændelser
backup og mulighed for gendannelse
løbende vedligeholdelse og sikkerhedsopdatering af vores systemer

12. Cookies og vores hjemmeside

Når du besøger www.torpsgaard.dk, kan der anvendes nødvendige cookies samt andre cookies afhængigt af dine valg.

Hvor samtykke er påkrævet, indhentes dette via hjemmesidens cookie-løsning.

Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit cookie-samtykke via hjemmesidens cookieindstillinger.

13. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne har du afhængigt af situationen en række rettigheder.

Du kan blandt andet have ret til:

at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
at få urigtige oplysninger rettet
at få oplysninger slettet
at få behandlingen begrænset
at gøre indsigelse mod behandlingen
at modtage visse oplysninger i et struktureret og maskinlæsbart format
at tilbagekalde et samtykke, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Rettighederne er ikke absolutte og kan i visse tilfælde være begrænset af lovgivning, dokumentationskrav eller hensynet til andre personer.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på info@torpsgaard.dk.

14. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os.

Du har desuden ret til at indgive en klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby

Du kan finde yderligere oplysninger på www.datatilsynet.dk.

15. Ændringer i privatlivspolitikken

Vi kan løbende ændre denne privatlivspolitik, eksempelvis hvis vores behandling af personoplysninger, IT-systemer, integrationer eller gældende regler ændres.

Den til enhver tid gældende version offentliggøres på denne side.

Senest opdateret: 31. august 2026.