DATABEHANDLERAFTALE FOR TORPSGAARD PLATFORM

Denne databehandleraftale beskriver de vilkår, der gælder, når Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS behandler personoplysninger på vegne af en anden dataansvarlig gennem Torpsgaard Platform.

1. Parterne

Databehandleren er:

Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS
Glasmestervej 31
5772 Kværndrup
CVR-nr. 33965842
Telefon: 70 25 92 92
E-mail: info@torpsgaard.dk

Den dataansvarlige er den virksomhed eller organisation, som anvender Torpsgaard Platform og på hvis vegne Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS behandler personoplysninger.

2. Aftalens anvendelsesområde

Denne databehandleraftale finder anvendelse i det omfang, Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS behandler personoplysninger på vegne af en selvstændig dataansvarlig gennem Torpsgaard Platform.

Aftalen finder ikke anvendelse på behandlinger, hvor Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS selv er dataansvarlig.

3. Formålet med behandlingen

Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS behandler alene personoplysninger med henblik på at levere og drive de funktioner i Torpsgaard Platform, som den dataansvarlige anvender.

Behandlingen kan blandt andet vedrøre:

kundeadministration
kontaktpersoner og arbejdssteder
planlægning og opgavestyring
kontrakt- og dokumenthåndtering
vare- og produktadministration
abonnementer og serviceaftaler
udarbejdelse og administration af faktureringsgrundlag
integration med andre godkendte IT-systemer
teknisk drift, sikkerhed, logging og fejlsøgning

4. Kategorier af registrerede

Afhængigt af den dataansvarliges brug af Torpsgaard Platform kan behandlingen blandt andet omfatte oplysninger om:

kunder
kunders kontaktpersoner
medarbejdere
leverandører
samarbejdspartnere
andre personer, som fremgår af den dataansvarliges dokumenter eller driftsdata

5. Kategorier af personoplysninger

Behandlingen kan blandt andet omfatte:

navn
adresse
telefonnummer
e-mailadresse
arbejdssted og virksomhedstilknytning
kunde- og kontonumre
arbejds- og leveringssteder
oplysninger om opgaver, aftaler og serviceydelser
faktureringsrelaterede oplysninger
korrespondance og dokumentation
bruger-, adgangs- og sikkerhedsoplysninger

Særlige kategorier af personoplysninger må kun behandles, hvis dette er nødvendigt, lovligt og omfattet af den dataansvarliges dokumenterede instruks.

6. Instruks

Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS må alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre behandling er påkrævet efter gældende ret.

Hvis Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS vurderer, at en instruks er i strid med gældende databeskyttelsesregler, orienteres den dataansvarlige uden unødig forsinkelse.

7. Fortrolighed

Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS sikrer, at personer med adgang til personoplysninger:

alene får adgang, når det er nødvendigt for deres arbejdsopgaver
er underlagt passende fortrolighed
er instrueret i korrekt og sikker behandling af oplysninger

8. Informationssikkerhed

Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS gennemfører passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger under hensyntagen til behandlingens karakter, omfang og risiko.

Foranstaltningerne kan blandt andet omfatte:

adgangskontrol og rettighedsstyring
sikker autentifikation
begrænsning af adgang efter arbejdsbetinget behov
beskyttelse af servere og kommunikation
sikker håndtering af adgangskoder, API-nøgler og integrationstokens
logging af relevante systemhændelser
backup og mulighed for gendannelse
løbende vedligeholdelse og sikkerhedsopdatering
procedurer for håndtering af sikkerhedshændelser

9. Underdatabehandlere

Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS kan anvende underdatabehandlere til nødvendige tekniske og driftsmæssige funktioner, herunder eksempelvis hosting, IT-drift, backup og kommunikationstjenester.

Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS sikrer, at underdatabehandlere er underlagt databeskyttelsesforpligtelser, som beskytter personoplysningerne i overensstemmelse med gældende regler.

Den dataansvarlige orienteres om væsentlige ændringer i anvendelsen af underdatabehandlere, når dette er relevant.

10. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Personoplysninger må kun overføres til lande uden for EU/EØS, hvis der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag efter gældende databeskyttelsesregler.

Hvis en underdatabehandler indebærer overførsel til et tredjeland, sikres de nødvendige garantier og beskyttelsesforanstaltninger.

11. Bistand til den dataansvarlige

Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS bistår, i det omfang det er rimeligt og relevant, den dataansvarlige med at overholde sine forpligtelser efter databeskyttelsesreglerne.

Dette kan blandt andet vedrøre:

anmodninger om indsigt
rettelse og sletning
begrænsning af behandling
indsigelser
dataportabilitet
sikkerhedshændelser
konsekvensanalyser og myndighedshenvendelser

12. Brud på persondatasikkerheden

Hvis Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS konstaterer et brud på persondatasikkerheden, som vedrører oplysninger behandlet på vegne af den dataansvarlige, orienteres den dataansvarlige uden unødig forsinkelse.

Orienteringen skal, i det omfang oplysningerne foreligger, indeholde:

en beskrivelse af hændelsen
de berørte kategorier af oplysninger
de forventede eller konstaterede konsekvenser
de gennemførte eller planlagte afhjælpende foranstaltninger

13. Kontrol og dokumentation

Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS stiller de oplysninger til rådighed, som med rimelighed er nødvendige for at dokumentere overholdelse af denne databehandleraftale.

Den dataansvarlige kan efter rimeligt varsel gennemføre eller lade gennemføre relevant kontrol med behandlingen.

Kontrol skal tilrettelægges, så den ikke unødigt forstyrrer den normale drift.

14. Sletning og tilbagelevering

Når behandlingen på vegne af den dataansvarlige ophører, slettes eller tilbageleveres personoplysninger efter den dataansvarliges instruks, medmindre gældende lovgivning kræver fortsat opbevaring.

Eventuelle sikkerhedskopier slettes i overensstemmelse med de gældende backup- og sletteprocedurer.

15. Integrationer

Torpsgaard Platform kan efter den dataansvarliges instruktion integreres med andre systemer.

Personoplysninger må kun udveksles gennem sådanne integrationer, når dette er nødvendigt for den funktionalitet, den dataansvarlige har godkendt.

Adgangsnøgler, API-tokens og andre tekniske adgangsoplysninger behandles fortroligt.

16. e-conomic

Hvis Torpsgaard Platform integreres med e-conomic, anvendes e-conomic-data alene til de erklærede og godkendte integrationsformål.

e-conomic-data:

anvendes ikke til træning eller udvikling af AI- eller maskinlæringsmodeller uden udtrykkelig skriftlig tilladelse
opbevares ikke længere end driftsmæssigt nødvendigt
deles ikke med tredjeparter ud over den erklærede funktionalitet
anvendes ikke til at etablere et sekundært system of record for e-conomic-data

Torpsgaard Platform er ikke udviklet til at replikere e-conomics regnskabskerne eller konkurrere med e-conomics kerneprodukt.

17. Varighed

Denne databehandleraftale gælder, så længe Torpsgaard Erhvervsrengøring ApS behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige gennem Torpsgaard Platform.

Forpligtelser vedrørende fortrolighed og beskyttelse af personoplysninger gælder også efter behandlingens ophør, i det omfang dette er relevant.

18. Ændringer

Denne databehandleraftale kan opdateres som følge af ændringer i Torpsgaard Platform, anvendte underdatabehandlere, lovgivning eller gældende databeskyttelseskrav.

Den til enhver tid gældende version offentliggøres på denne side.

19. Kontakt

Spørgsmål vedrørende denne databehandleraftale kan rettes til: